การศึกษาขั้นตอนการทำเอกสารส่งออกเพื่อประยุกต์ใช้กับการบริหารจัดการแบบลีน ของบริษัท ABC จำกัด
Processing Export Documentation to be applied with Leans Logistics: Case Study of ABC Company Limited
Abstract
การศึกษาการขั้นตอนการทำเอกสารส่งออกเพื่อประยุกต์ใช้กับการบริหารจัดการ แบบลีน ของบริษัทABC จำกัด มีวัตถุประสงค์ เพื่อศึกษาขั้นตอนและกระบวนการดำเนินการด้านเอกสารส่งออก ของบริษัท ABC จำกัด เพื่อศึกษาปัญหาการดำเนินการด้านเอกสารส่งออกของบริษัท ABC จำกัด และเพื่อศึกษาแนวทางในการแก้ปัญหาโดยการนำการบริหารแบบลีนมาประยุกต์ใช้ ในการดำเนินการด้านเอกสารส่งออก การศึกษาครั้งนี้เป็นการวิจัยเชิงคุณภาพ โดยแบบการสัมภาษณ์เชิงลึกและสัมภาษณ์แบบไม่เป็นโครงสร้าง ร่วมกับการสังเกตการณ์แบบมีส่วนร่วมอของแผนกเอกสารส่งออก จากกลุ่มประชากรทั้งหมด 5 ราย
ผลการศึกษาพบว่า ประชากรส่วนใหญ่เห็นว่าควรจะมีการบริหารจัดการในโครงสร้างของแผนก โดยการแบ่งทีมการทำงาน มอบหมายให้แต่ละทีมมีบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบได้อย่างเต็มที่ในแต่ละหน้าที่งาน ปัญหาอุปสรรคที่พบ จะเกิดขึ้นจากเนื้อหางานมีความซับซ้อน การใช้กระดาษปริมาณมากต่อวัน รวมทั้งอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน เช่น คลิปหนีบกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ ปากกา เขม่าคาร์บอนจากการใช้กระดาษต่อเนื่องแทรกอยู่แต่ละชั้น ปัญหาการติดต่อสื่อสารระหว่างลูกค้า, คลังสินค้า,สายเรือ, ธนาคาร,บริษัทประกันภัย และปัญหาระหว่างบุคคล การนำเครื่องมือการบริหารจัดการลีน มาประยุคต์ใช้ในงานเอกสารส่งออก สามารถช่วยลดต้นทุนภายในบริษัทลงได้ ซึ่งจะต้องนำมาผสมผสานกับแนวคิดเกี่ยวกับ KPI , การพัฒนาและฝึกอบรมทรัพยากรมนุษย์ทั้งในเนื้องานและสัมพันธภาพภายในองค์กร นอกจากนี้ ต้องตระหนักถึง หลักการ 5ส และระบบการบริหารงานเอกสารที่ถูกต้องด้วย การนำแนวคิดลีน ขจัดความสูญเปล่าทั้ง 7 ประการ เป็นแนวทางเริ่มต้นที่ผู้บริหารควรตระหนักถึงในทุกกระบวนการของการดำเนินการด้านเอกสารส่งออก เพื่อประหยัดปริมาณกระดาษและวัสดุอุปกรณ์ ประหยัดงบประมาณการทำงานล่วงเวลา ลดค่าน้ำค่าไฟ ลดความเหนื่อยหล้าที่เกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงาน ทำให้การเก็บเอกสารเป็นระบบ ส่งมอบสินค้าและเอกสารแก่ธานาคารและลูกค้าได้ทันเวลามีความยืดหยุ่นและเป็นประโยชน์ สร้างระเบียบวินัยแก่การทำงานมากขึ้นด้วย
The Processing Export Documentation to be applied with Leans Logistics: Case Study of ABC Company Limited have been the purpose was to study on the processing document by step; identify problems on processed management and, Also figure out the guidelines to solves for export documentation to be applied with Leans Logistics. This the qualitative research by focus group discussing participate and structure interview, un-structure interview with the 5 operators and joined participation observation
The study found that the almost population classified of the administration within export documentation executive about assign team leader for 2 part, which each of team can be concentrate the role for responsibility on process. The problems were a lot of data multiple detail, use more paper per day and stationary such as paper clip, max, pen. Beside; the carbon printing from continuous paper, the problems from communication between customer, warehousing, Shipping line, Bank, Insurance broker, and interactive skill in organization. The study suggested that leading of Lean Logistics management have been applied for export documentation can reduce the cost, include consideration about Key performance Indicator (KPI), Organization Development and Human Resource Training clause a couple of content and Relationship within organization, Other necessary tools as 5S, Administration document system. Lean is the basic to avoidance the 7 lost guide, Then CEO have been pay attention all of process documentation for utilization from resource. Saving cost of Overtime, Electric cost, Cost of water, Just-In-Time but increase flexible time, decrease worked over load.
