การศึกษาการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดทำเอกสารส่งออก

A study on efficiency improvement of Export Documentation

Abstract

รายงานการค้นคว้าอิสระฉบับนี้เป็นการศึกษาการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดทำเอกสารส่งออก ของ บริษัท แบ็งค็อค รีซอร์ส เซ็นเตอร์ จำกัด โดยมีวัตถุประสงค์          เพื่อการศึกษากระบวนการทำงานและสาเหตุของปัญหาในการดำเนินงาน และแนวทางในการพัฒนาปรับปรุงการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ โดยดำเนินโครงงานวิจัยจากการศึกษาข้อมูลและระบบการทำงานในปัจจุบัน ขั้นตอนและปัญหาระหว่างการทำงานและหลังการทำงาน จากผลการศึกษาพบว่าปัญหาในการทำงานมีอยู่ 2 ประเด็นหลัก คือ 1) ปัญหาการบันทึกข้อมูลผิดพลาด ซึ่งพบหลังจากส่งกลับงานให้ลูกค้าไปแล้ว และก่อให้เกิดต้นทุนด้านการเงินในการชำระค่าปรับและต้องใช้เวลาในการแก้ไขเอกสาร 2) ปัญหาการส่งกลับงานลูกค้าไม่ตรงเวลา ซึ่งเกิดจากปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณงานที่ถูกส่งเข้ามามีปริมาณมาก เมื่อเทียบกับจำนวนพนักงานที่มีอยู่ โดยโครงการวิจัยในครั้งนี้ได้นำเสนอแนวทางในการแก้ไข ปรับปรุง ออกเป็น 2 ด้านดังนี้ 1) การปรับปรุงด้านบุคลากร การฝึกอบรม เพิ่มทักษะการทำงาน ทักษะการสื่อสาร การคิดวิเคราะห์หน้างาน ซึ่งจะช่วยเพิ่มความรู้ความเข้าใจในงาน ลดความผิดพลาดของงานได้ 2) การสรรหาพนักงานให้พร้อม และการวางแผนจัดลำดับความสำคัญของงาน ในการรองรับปริมาณงานที่มีเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการความการส่งงานล่าช้าได้

The objective of this study is to improve the efficiency of export documentation provided by Bangkok Resource Center Ltd. The purposes are to study in operations process and causing problems in Export Documentation procedure. The results of study found that there are two main problem are 1) Documents Errors which were after turning jobs over this caused customer the penalty charge and take time to correct the mistakes. 2) The delayed of turning jobs over to customer. And 2 approaches to improving the efficiency are 1) improving the quality of human resources with training of working skills, communication skills, thinking skills. 2) Recruiting staff with the planning and prioritization of tasks. To accommodate workloads are added continuously. This reduces the problem of late delivery does.