การปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการคลังเก็บสำเนาเอกสาร : กรณีศึกษาด้านเอกสารสินค้าออก บริษัท ABC จำกัด (มหาชน)
An Efficiency Improvement of Copy Documents Warehouse Management: A Case Study of Export Documents, ABC Co.,Ltd.
Abstract
งานวิจัยชิ้นนี้ทำขึ้นมีวัตถุประสงค์ เพื่อศึกษาหาแนวทางหรือวิธีการในการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการคลังเก็บสำเนาเอกสาร ด้านเอกสารสินค้าออก บริษัท ABC จำกัด (มหาชน) จากการศึกษาการจัดการคลังเก็บสำเนาเอกสารในปัจจุบัน และการสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานติดตามการชำระเงิน ผู้ศึกษาได้เสนอแนะแนวทางการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการคลังเก็บสำเนาเอกสารใน 3 ประเด็น ได้แก่
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน การลดกระบวนการทำงานมีความซ้ำซ้อนกัน และมีการรองานจากขั้นตอนก่อนหน้าหรือจากแผนกอื่นๆ ในขั้นตอนของการเบิกสำเนาเอกสาร และการบันทึกวันครบกำหนด (Maturity Date) หรือธนาคารของผู้ซื้อปฏิเสธการชำระเงิน อันเนื่องจากความไม่ถูกต้องของเอกสาร (Unpaid)
อุปกรณ์และพื้นที่ปฏิบัติงาน การตรวจสอบสภาพ และบำรุงรักษาอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บสำเนาเอกสาร ทุกเดือน อีกทั้งปรับปรุงผังคลังจัดเก็บสำเนาเอกสาร โดยกำหนดให้ที่ตั้งของตู้จัดเก็บสำเนาเอกสารอยู่ใกล้กับสถานที่ปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานติดตามการชำระเงินให้มากที่สุด เพื่อลดระยะทางและลดเวลาในการเดินไปหยิบสำเนาเอกสาร
การบาดเจ็บจากการทำงาน การเปลี่ยนรูปแบบจากการเย็บสำเนาเอกสารด้วยลวดเย็บกระดาษมาเป็นการจัดชุดสำเนาเอกสารโดยใช้คลิปดำแทน เพื่อลดการบาดเจ็บจากการโดนลวดเย็บกระดาษ บาดมือ
This research aimed to study processes for improving efficiency of copy documents warehouse in Export Document, ABC Co., Ltd. According to study the copy documents warehouse management as well as Senior Foreign Officer and Foreign Officers’ interview found 3 main processes to make better in copy documents warehouse management.
The first method is to organize SWIFT printing, maturity date and unpaid recording by reducing duplicate and waiting processes from previous department.
Secondary, the staffs should always maintain handling and storage equipment. Moreover, layout of copy documents should be adjusted by allocating copy document warehouse to nearest the officers’ working stations in order to shorten copy documents picking’s distance and time.
Finally, to avoid work accident; cutting staffs’ fingers by staples, packing of copy documents should be used bulldog clips replacement.
